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Welches Gefühl löst es in dir aus, wenn du an deinen E-Mail Posteingang denkst? Zuckst du zusammen oder bist du dabei ganz entspannt? Fühlst du dich manchmal überwältigt von der Flut an E-Mails, die sich täglich aufs Neue mit einem kleinen Briefchen in deiner Fußleiste ankündigen, wo du doch längst den Überblick über deinen Posteingang verloren hast?
Ich habe eine gute Nachricht für dich: Der produktive Umgang mit E-Mails lässt sich lernen und du kannst jederzeit damit anfangen.
Ich zeige dir 3 einfache Schritte, mit denen du sofort starten kannst und meine besten Strategien für danach, um dauerhaft Ordnung in dein E-Mail Chaos zu bringen.
1. Tabula Rasa im Posteingang
Im ersten Schritt kümmern wir uns um deine „Altlasten“ und leeren deinen Posteingang.
Ziel ist es, im Posteingang nur mehr Mails zu haben, die von dir noch bearbeitet oder beantwortet werden müssen.
Keine Sorge, du brauchst jetzt dafür deine alten Mails nicht alle zu löschen, sondern du verschiebst sie in einen Archivordner. Solltest du noch eine dieser Mails brauchen, dann kannst du sie dort mit der Suchfunktion jederzeit wieder finden.
Lege dir also jetzt gleich unter deinem Posteingang einen Ordner Archiv an (oder gib ihm einen für dich schönen sprechenden Namen) und verschiebe alle E-Mails aus deinem Posteingang in diesen Ordner. Zurück behältst du nur jene Mails, die noch unmittelbar eine Antwort oder eine Aktion von dir erfordern.
2. Schaffe eine sinnvolle Ordnerstruktur in deinem Posteingang
Für dauerhafte Ordnung ist eine gute Ablagestruktur unbedingt notwendig. Wie bereits erwähnt, sollen im Posteingang zukünftig nur mehr Mails verbleiben, die noch eine Bearbeitung erfordern.
Es gibt aber darüber hinaus ja auch noch Mails, die man einfach später lesen möchte oder die Informationen enthalten, die man nochmal braucht.
Dafür empfehle ich dir, Unterordner zu deinem Posteingang anzulegen. Hier gilt jedoch die Devise, weniger ist mehr, denn bei zu vielen Unterordnern verliert man leicht den Überblick.
Für mich funktionieren folgende Unterordner am besten:
Lesen
Mails, die mich interessieren, die ich später mal lesen möchte, wo keine Bearbeitung oder Reaktion von mir notwendig ist
Wartet
Mails, die nicht zu bearbeiten sind, aber deren Info ich später noch brauche. Das können zum Beispiel Bestellbestätigungen (wo die Lieferung der Ware noch ausständig ist), Links für anstehende Webinare, Gutscheincodes oder Ähnliches sein. Ist die Sache erledigt dann lösche ich diese Mails.
Ablage 2022
Hier kommen bearbeitete Mails des jeweiligen Jahres rein, die ich nicht endgültig löschen möchte. Und dort bleiben sie auch. Ich sortiere hier nicht mehr aus, sondern lösche nach ein paar Jahren einfach den Ordner.
Temporäre Ordner
Für aktuelle Projekte lege ich mir bis zu deren Abschluss immer auch temporäre Ordner an und kennzeichne diese auch mit dem Zusatz TEMP. Nach Abschluss des Projekts lösche ich den Ordner und speichere wichtige Mails am PC ab.
Kundenspezifische Mails
Dafür habe ich keinen Unterordner im Posteingang. Diese Mails speichere ich, wenn ich sie archivieren möchte, nach deren Bearbeitung direkt im Kundenordner am PC.
Posteingang
Wie bereits erwähnt, bleiben im Posteingang nur jene Mails zurück, die noch unmittelbar zu bearbeiten sind. Bei mir sind das zum Beispiel Mails, die eine Rückantwort erfordern oder elektronische Rechnungen, die noch zu bezahlen sind.
3. Reduziere was rein kommt
Auch mit einer guten Struktur kostet uns jede E-Mail wertvolle Zeit. Deshalb ist es wichtig von vornherein die Menge an eingehenden E-Mails zu reduzieren.
Bestelle Newsletter, die du nicht liest konsequent ab.
Mach dies immer über den Abbestellen-Link, den du meist in der Fußzeile des Newsletters findest. Alleine durch diese Maßnahme wirst du schon merken, dass dein Postfach deutlich leerer wird.
Neben der Zeitersparnis, kannst du durch das Abbestellen von Newslettern von Onlineshops auch Geld sparen. Rabattcodes und zeitlich begrenzte Angebote verleiten immer wieder dazu, etwas zu kaufen, das man eigentlich gar nicht braucht.
Markiere Junk Mails auch als Junk, sodass dein Filter dazulernt und zukünftig diese Mails gleich umleitet.
Schaffe Bewusstsein bei deinen KollegInnen, dass sie dich nur auf CC setzen, wenn es auch wirklich erforderlich ist und diese Information für dich wichtig ist.
Die besten Strategien für dauerhafte Ordnung im Posteingang
Regelmäßige Dates mit deinem Posteingang
Ja, du hast richtig gelesen … date deinen Posteingang!
Damit meine ich, dir fixe Zeiten festzulegen (zB: gleich morgens bei Arbeitsbeginn und ein weiteres Mal am Nachmittag), in denen du dich um deine Mails kümmerst.
Schalte alle akustischen und visuellen Nachrichten über eingegangene Mail aus und schließe dein E-Mailprogramm, sodass du dazwischen nicht verleitet bist, wieder die Mails zu checken.
Bekommst du Kundenanfragen über E-Mail, oder kommunizierst du generell viel über Mail mit deinen Kunden? Dann kann es hilfreich sein, deine E-Mail Zeiten und deine Reaktionszeiten an deine Kunden zu kommunizieren. Du kannst dies auf deiner Website anführen oder auch eine automatische Nachricht aus deinem Mailprogramm versenden.
Die 3 Minuten Regel
Alles, was du in 3 Minuten erledigen kannst, erledigst du sofort. Wenn du deinen Posteingang bearbeitest, dann kümmerst du dich genau um diese E-Mails sofort. Das verhindert, dass du Mails zweimal angreifen musst und deren Erledigung unnötig hinauszögerst.
Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten
Jede ungesendete E-Mail ist eine gute Mail. Überlege, bevor du auf den Senden Button klickst, ob in diesem Fall eine E-Mail wirklich das beste Kommunikationsmittel ist.
Wir sind es gewohnt, mal schnell eine Mail an alle, die dies irgendwie betreffen könnte, zu senden. Doch oft wäre ein kurzes, klärendes Telefonat viel einfacher und würde Rückfragen (meist wieder per Mail) und manchmal auch Missverständnisse vermeiden.
Sei auch du achtsam damit, wen du auf CC setzt. Im AN Feld sollte die Person, die das Mail direkt betrifft stehen. Auf CC setzt du die Personen, die nur informiert werden sollen und nichts weiter zu tun haben. Überlege auch hier nochmal: Ist diese Information für die Person wirklich notwendig?
Den Punkt „Wer E-Mails sät, wird E-Mails ernten“ trifft für mich übrigens auch auf Textnachrichten über Messenger Dienste wie WhatsApp oder Telegram zu. So eine Nachricht ist schnell gesendet. Aber besonders das Ausmachen eines gemeinsamen Termins oder die Klärung einer Sache, finde ich auf dem persönlichen Weg oder per Telefon immer noch effizienter.
Leg los!
Der wichtigste Schritt ist es anzufangen! Auch wenn du nur einen meiner Tipps umsetzt, sparst du wertvolle Zeit und vielleicht lassen sich dann ja nach und nach weitere Schritte einbauen.
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Ein richtig schöner Beitrag – ich hab mir direkt neue Ordner in meinem Postfach angelegt & meinen Posteingang aussortiert. Nach und nach will ich dann auch meine alten Nachrichten (aus-)sortieren und es in Zukunft gar nicht mehr so weit kommen lassen, dass sich so viel ansammelt.
Ich finde digital ist das noch mehr Herausforderung, weil man es einfach nicht direkt wahrnimmt, wie viel da zusammen kommt.
Oh ja Anita, da bin ich ganz bei dir. Die digitale Ordnung stellt mich auch immer wieder auf die Probe ;). Der Gamechanger waren bei mir aber letztendlich die regelmäßigen Dates mit meinem Posteingang (physisch und digital).
Überlege dir vielleicht bevor du mit dem Aussortieren deiner alten Nachrichten beginnst, wozu du das genau machen willst. Bringt dir das einen Vorteil oder machst du es nur aus alter Gewohnheit? Mit der Suchfunktion in den Mailprogrammen kann man jederzeit nach alten Mails suchen. Ich hab als ich damals meinen Posteingang erstmalig aufräumte, über 1.000 alte Mails in einen Archiv Ordner verschoben und bis heute keine davon wieder hervorgeholt oder vermisst. Dort dürfen sie jetzt noch eine Weile bleiben, bis ich den Ordner einfach gesamt lösche.
Dankeschön, für deinen inspirierenden Blogbeitrag zu den Mails. Da werde ich gleich aml gaaaanz viele Mails ins Archiv verschieben. Toll, dass du diese Tipps mit uns teilst.
Und so schön, dass Judith von Sympatexter uns inspiriert, auf andere Blogs zu gehen und dort zu kommentieren. Sonst hätte ich dich nicht gefunden.
Ganz liebe Grüße aus dem hochsommerlichen Offenbach,
Jutta
Voll gerne Jutta, ich freu mich dass du hier bist :). Ja die Judith Peters ist toll. Ich bin immer wieder beeindruckt was sie alles so auf die Füße stellt.